Dans un monde professionnel de plus en plus digitalisé, les outils bureautiques sont devenus le socle de la productivité en entreprise.
De la création de documents à la collaboration en équipe, ces solutions logicielles façonnent notre quotidien au travail.
Découvrons ensemble les outils essentiels, leurs fonctionnalités et comment les choisir pour optimiser l’efficacité de votre organisation.
Les fondamentaux de la bureautique moderne en entreprise
Depuis l’essor de l’informatique, les besoins bureautiques ne cessent d’évoluer. Plusieurs outils bureautiques actuellement font partie des incontournables.
| Catégorie d’outil bureautique | Exemple | Usages principaux |
|---|---|---|
| Outils bureautiques de base | Word | Traitement de texte |
| Excel | Organisation des jeux de données et réalisation des calculs complexes | |
| PowerPoint | Création des diaporamas et présentation des documents | |
| Access | Création des applications de base de données | |
| Outlook | Gestion des courriers électroniques, des tâches, des agendas | |
| Outils collaboratifs et de productivité | Google (Google Doc, Slides, Sheets) | Partage des documents, accès aux historiques de modifications des versions, gestion des problèmes de compatibilité, fiabilité des documents |
| Outils de communication collaborative | Slack | Organisation des réunions, communications avec plusieurs collaborateurs, cohésion entre les salariés |
| Teams | ||
| Meet | ||
| Outils de planification et de pilotage des projets | Doodle, BaseCamp, Asana, Trello | Mind-papping, planification des réunions, partage d’informations avec les collaborateurs |
Excel est l’un des outils les plus prisés en entreprise, notamment pour son efficacité dans le traitement et l’analyse de données. Pour aller plus loin, nous avons rédigé un article dédié : Comment utiliser Excel?
Pour les professionnels et même les particuliers, avoir aujourd’hui une suite bureautique complète s’impose comme une nécessité.
Les suites bureautiques leaders du marché : analyse comparative
Depuis plusieurs années, le marché des suites bureautique s’est considérablement étoffé avec de nombreux acteurs. Les plus populaires sont comparées dans le tableau ci-après :
| Nom de la suite | Quelques logiciels de la suite | Particularités de la suite bureautique |
|---|---|---|
| Microsoft Office | Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, OneNote, Project | Permet entre autres de traiter les textes, créer des présentations, des tableaux de calcul et des graphiques, de programmer des réunions, partager les documents, traiter les bases de données, etc. |
| Open Office (Libre office) | Writer, Impres, Calc, Base… | Accessible gratuitement ; Logiciels libres |
| iWork | Pages, Keynote, Numbers | Saisie des textes, réalisation des présentations et calculs ; Disponible uniquement sur Mac |
| Google Drive | Docs, Sheets, Slides, Gmail | Gratuite pour les particuliers ; Permet de traiter les fichiers et les partager même en ligne ; Propose également un espace de stockage |
Le choix de l’une ou l’autre suite bureautique dépend des critères comme l’utilisation (personnelle ou professionnelle), la taille de vos projets, votre budget, vos besoins de stockage et bien d’autres.
L'impact des outils bureautiques sur la productivité
Dans une suite bureautique, on retrouve un ensemble de logiciels qui permettent d’effectuer des travaux de bureau.
Sur le plan de la productivité des entreprises, les suites bureautiques englobent plusieurs tâches allant de la saisie des textes, des chiffres dans un tableur, de la présentation des diaporamas, du montage des agendas, du suivi des projets collectifs et bien plus.
Grâce à une suite bureautique, votre entreprise a la possibilité de numériser le traitement des dossiers, d’automatiser les activités de bureau, de communiquer question de gagner en temps afin et de faciliter le stockage et l’accès.
La maîtrise par vos collaborateurs de l’informatique bureautique permet de fluidifier vos activités. Ils gagnent en temps dans leurs actions et augmentent la productivité de l’entreprise.
Les outils bureautiques augmentent la productivité de l'entreprise.
Cloud et collaboration : les nouvelles dimensions de la bureautique
Dans le contexte moderne, la bureautique ne se limite plus à la saisie de données. Elle embarque une dimension cloud et des moyens de communication.
Le cloud intégré dans les suites bureautiques en ligne facilite la sauvegarde automatique continue des fichiers, minimisant ainsi le risque de perte de données. Le cloud protège également contre l’accès de tiers non autorisés grâce à la gestion sécurisée des droits et des accès. Vous avez ainsi la possibilité d’utiliser votre suite sur le bureau et sur un nombre illimité de terminaux mobiles.
Dans des écosystèmes évolutifs, les suites bureautiques mettent l’accent sur le travail collaboratif et flexible grâce à l’intégration de fonctions bureautiques de traitement collaboratif de documents pour le travail d’équipe lors des réunions en ligne et des visioconférences (partage d’écran, fonction de commentaire, historiques des versions de documents, mentions…).
La sécurité des données dans les outils bureautiques
Proposant pour la plupart des logiciels aux fonctionnalités similaires, les concepteurs des suites bureautiques, pour se distinguer dans le contexte actuel, mettent l’accent sur la sécurité des données.
En effet, bon nombre de suites bureautiques en ligne intègrent dans leurs solutions, des protocoles de sécurité avancés. Du chiffrement des données aux outils de gestion des accès, ces solutions sécuritaires permettent de contrôler les autorisations d’accès aux documents.
Les créateurs des outils bureautiques privilégient la protection des données.
L’objectif étant de garantir la protection des informations sensibles et faciliter la collaboration tout en assurant une gestion sécurisée des données.
C’est le cas des outils de communication et de messagerie (Office 365 par exemple) exposés aux attaques de phishing et des outils collaboratifs exposés aux risques de fuite à travers des partages trop permissifs.
Le choix d’une suite bureautique doit donc également tenir compte de son niveau de sécurité.
Optimiser l'utilisation des outils bureautiques en équipe
En équipe, l’utilisation des suites bureautiques est une option incontournable actuellement.
Encore faut-il pouvoir tirer profit de tous les bénéfices de ces solutions informatiques. Pour optimiser leur utilisation, :
- Choisissez une suite bureautique contenant l’essentiel des logiciels nécessaires pour vos projets (tableur, éditeur de texte, classeur, outil de présentation, de base de données…) ;
- Optez pour la formation de vos collaborateurs à l’usage des solutions ;
- Privilégiez les solutions collaboratives avec des interfaces intuitive et un service d’assistance réactif ;
- Misez sur la combinaison possible de plusieurs suites compatibles ;
- Évaluez le niveau de sécurité des données proposé par la suite, etc.
L'intégration avec les autres outils de l'entreprise
Il est possible que vous ayez besoin d’utiliser plusieurs suites bureautiques à la fois pour tirer profit des avantages des logiciels de chacun d’entre eux. Vous devez donc privilégier l’interopérabilité et la collaboration entre les outils.
Pour ce faire, optez toujours les standards Open Document Format (ODF) pour les logiciels. Au lieu d’opter pour les formats propriétaires, privilégiez ces derniers qui sont acceptés par pratiquement toutes les suites bureautiques. Cela vous facilite la tâche lorsque vous passerez d’une suite bureautique à une autre.
Une autre solution d’interopérabilité c’est l’utilisation dans vos documents des commentaires au lieu du suivi des modifications. Pour communiquer un document entre Google Documents et une autre suite bureautique, il est mieux de formuler les remarques rédactionnelles sous forme de commentaires.
Tendances et évolutions des outils bureautiques
L’écosystème des suites bureautiques n’est pas figé. Avec l’évolution des exigences du monde numérique, plusieurs tendances font l’actualité dans ce secteur notamment le cloud et l’intelligence artificielle.
Le cloud dans la bureautique a permis de franchir un cap important en termes d’accès. Désormais, les solutions bureautiques (feuilles de calcul, présentations, documents) sont accessibles et modifiables depuis divers appareils connectés à Internet. Plusieurs outils bureautiques permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document tout en profitant des mises à jour automatiques.
À côté du cloud, l’IA permet d’automatiser des tâches répétitives, de procéder à une analyse avancée des données, de bénéficier du soutien des assistants personnels virtuels dans les outils comme GitHub Copilot.
L'intelligence artificielle au service de la bureautique
Dans les suites bureautiques modernes, l’apport de l’IA a un impact important. Cette innovation technologique est intégrée dans les logiciels bureautiques pour :
- Proposer des outils multimodaux (à l’instar de GPT-4o et Phi-3-vision) dont les capacités combinent texte, image, et audio en matière de création de contenu ;
- Automatiser les tâches répétitives (notamment avec Copilot de Microsoft) ;
- Procéder à l’analyse approfondie des données (avec notamment Textsplit ou Regextest dans Excel) ;
- Assister les développeurs et autres professionnels du numérique dans le codage, l’analyse, et la gestion des projets complexes grâce aux assistants virtuels, etc.
L’intelligence artificielle intégrée aux suites bureautiques consiste principalement en une solution d’automatisation des tâches informatiques.
L'IA permet l'automatisation des tâches informatiques.
Mobilité et accessibilité : la bureautique nomade
Le monde professionnel actuel n’exige plus à un professionnel de s’installer derrière le poste fixe de son ordinateur pour travailler.
Désormais, il est possible de réaliser les mêmes tâches depuis n’importe où grâce à son smartphone ou sa tablette. C’est le cas avec les suites comme :
- Smart Office, un outil de présentation style diaporama et d’édition de texte dédié uniquement au mobile ;
- La suite Microsoft Office avec ses logiciels (Word, Excel ou Power Point, OneNote) en version mobile utilisables avec le service cloud OneDrive.
- G Suite, la suite bureautique de Google qui propose depuis le Google Play Store des logiciels comme Google Docs (traitement de texte), Google Sheets (tableur) et Slides (présentation diaporama) ;
- Polaris Office, une application qui permet de créer un document texte, un tableur ou un diaporama et de le sauvegarder automatiquement en ligne sur Google Drive, OneDrive, ou Dropbox, etc.
Choisissez l’une de ces solutions bureautiques mobiles suivant vos préférences et vos habitudes.
