Google Drive est bien plus qu’un simple service de stockage en ligne.
Véritable hub collaboratif du géant du web, il révolutionne la façon dont nous stockons, partageons et collaborons sur nos documents numériques.
Découvrons ensemble les fonctionnalités essentielles et les avantages de cet outil cloud qui simplifie notre quotidien numérique.
Les fondamentaux de Google Drive : présentation et fonctionnalités
Google Drive, étant un espace de stockage cloud créé par Google, facilite la vie de ses utilisateurs pour stocker un grand volume de fichiers, d’images ou de vidéos.
Ses fonctionnalités font de cet outil un incontournable pour une meilleure gestion de données professionnelles ou personnelles.
Faisant partie de nombreux outils de Google, Google Drive offre un service inégalable aux entreprises pour qu’ils puissent s’organiser efficacement.
Comme c’est une extension de Google Docs, sa création s’est faite vers l’année 2012. Cet outil impressionnant est capable de modifier les fichiers et de les partager dans le but de réaliser un parfait travail d’équipe. Très connu pour son service stockage de données, Google Drive met également à votre disposition un outil de traitement de texte.
Drive est la combinaison de Cloud et de Workspace, ce qui est très avantageux pour un travail collaboratif entre équipes grâce à sa facilité de modification, de stockage et de partage en temps réel.
Le Drive est un outil qu’on peut utiliser gratuitement avec une limite de stockage imposée par Google, soit 15 Go gratuits pour tous. Pour un stockage de données au-dessus de ce seuil, il devient payant.
Google Drive facilite la vie de ses utilisateurs.
Le stockage cloud selon Google : capacités et options
Le stockage cloud avec Google Drive se fait sous option gratuit et payant.
Au début, chaque compte a droit à un service gratuit pour stocker ses données et fichiers.
Par contre, pour les entreprises professionnelles possédant un volume important de données à stocker, ils peuvent effectuer un abonnement en choisissant un forfait.
Stockage gratuit
Chaque compte Google Drive possède un espace de stockage gratuit de 15Go.
Que ce soit un compte personnel ou un compte professionnel à petite taille, tout le monde bénéficie de cet outil que Google met à notre disposition sans les moindres frais.
Stockage payant
Pour les grandes entreprises, cette limite de stockage est parfois insuffisante, d’où leur nécessité de passer à un abonnement mensuel avec le forfait Google One qui est payant.
Le stockage dans cet abonnement peut atteindre les 100Go et plus. Des avantages spécifiques sont à la disposition de ceux qui s’abonnent uniquement, comme l’assistance des experts de Google.
Toutefois, il y a également des promotions permettant d’obtenir un espace de stockage supplémentaire. Lorsque la promotion est arrivée à son délai, l’espace de stockage revient au normal.
Et enfin, il y a l’abonnement Google One avec Workspace Individual. Ce forfait vous permet de profiter de 1 To d’espace de stockage, sans qu’il y ait une modification sur les anciennes données sur Google One.
Le choix du stockage dépend grandement du volume de données à traiter par l’utilisateur. Une simple personne voulant stocker ses données dans ce cloud n’aura certainement pas besoin d’un grand espace de stockage.
Par contre, les entreprises qui ont l’obligation de traiter des données clients volumineuses ont besoin de plus de stockage.
La suite bureautique intégrée : les outils collaboratifs
Trois outils essentiels de la Google Suite sont intégrés sur Google Drive. Ces outils sont indispensables pour faciliter la création de contenus selon la forme et les méthodes voulues.
Nous allons visionner dans le tableau ci-dessous les fonctionnalités des outils émanant de la Google Suite.
| Suite bureautique intégrée de Drive | Utilités et Fonctionnement |
|---|---|
| Google Docs | Traitement d’un texte avec une correction de grammaire et d’orthographe. En lien avec Word. |
| Google Sheets | Traitement de données à l’aide d’un tableur. Il possède des systèmes de formules pour traiter rapidement les chiffres et les nombres complexes. En lien avec Excel. |
| Google Slides | Pour création d’une présentation lors d’une réunion ou d’une conférence avec des mises en forme spécifiques grâce aux slides. En lien avec PowerPoint. |
Cette fonctionnalité de suite bureautique intégrée fait de Google Drive un outil collaboratif très puissant pour le traitement de données professionnelles. Google Suite s’adapte conformément aux fichiers de Microsoft 365.
Le travail collaboratif avec Google Drive
La possibilité d’une collaboration en ligne est un super pouvoir de Google Drive qui lui permet d’être un outil indispensable dans la gestion de tâches au sein d’une équipe qui se trouve dans des endroits différents.
Focalisons-nous sur les fonctionnalités de cette collaboration qui se fait en temps réel.
Tout d’abord, Google Drive offre la possibilité de créer ou d’importer des fichiers sous forme Word, Excel, ou PowerPoint. Avec une option de partage de données, plusieurs utilisateurs peuvent accéder au fichier partagé lorsqu’ils se connectent.
Si vous êtes deux collaborateurs ou plus à travailler sur un même dossier, chacun a le droit d’apporter des modifications sur les données. Comme la sauvegarde se fait automatiquement, tous auront accès à la dernière version du fichier selon les modifications de la dernière personne en temps réel.
Ce cloud computing est très idéal pour un travail à distance entre collaborateurs.
Google Drive est un outil indispensable dans la gestion de tâches au sein d'une équipe.
La synchronisation multi-appareils : accès permanent à vos données
Google Drive est accessible sur divers appareils, que ce soit sur un Smartphone, sur ordinateur ou sur une tablette. Cette facilité d’accès aux données à n’importe quel endroit est un grand plus de Drive.
La synchronisation de l’accès à Drive avec le mobile est essentielle, car il suffit de se connecter à son compte Gmail pour accéder aux données que ce soit sur appareils mobiles ou sur ordinateur.
Il est tout de même possible d’utiliser un tout autre poste pour visionner des données où que l’on soit. L’essentiel est de se déconnecter de l’appareil une fois que vous n’aurez plus besoin de vous connecter à Drive pour assurer la sécurité de votre compte.
Synchroniser ses données avec le mobile est un avantage indéniable. Vous êtes en voyage ? Vous êtes en train de faire la queue chez le docteur ? Vous êtes dans le canapé et a besoin de voir un fichier très important de suite ? Vous n’avez pas forcément besoin d’allumer votre ordinateur pour voir un fichier important.
L’existence de Drive dans votre mobile vous facilite la tâche pour un accès rapide à tous les fichiers.
Sécurité et confidentialité : protéger ses données sur Google Drive
La sécurité des données et la confidentialité des utilisateurs sont au cœur des préoccupations de Google Drive. Cet outil proposé par Google offre de nombreuses options de sécurisation pour les documents Google qui se trouvent dans son espace de stockage.
Le produit Drive de Google assure la vie privée de ses utilisateurs grâce aux mesures de sécurité suivantes :
- Les données et fichiers sont stockés en toute sécurité à l’aide du chiffrement des données.
- Afin de protéger l’utilisateur contre les menaces, Google utilise un système permettant de détecter les virus, les spams ou malwares. Il va bloquer les mauvaises tentatives et les téléchargements qu’il trouve suspects.
- Grâce à la synchronisation des noms et adresse email, Google vous tient toujours informé des activités effectuées entre les utilisateurs. Il informe sur les fichiers importés à partir d’autres appareils pour renforcer la sécurité. Google respecte la vie privée de chacun, et ne va utiliser en aucun cas les contenus dans Drive pour des publicités.
- Drive met à la disposition de ses usagers plusieurs options dans le paramètre afin qu’ils puissent prendre un contrôle absolu de son contenu. Personne n’a accès aux contenus dans Drive sauf si vous permettez le partage avec des adresses spécifiques.
- Pour la confidentialité, Drive possède un historique des activités en y affichant les emails ou photos stockés, les demandes récentes, les modifications effectuées et les accès aux fichiers.
Google Drive privilégie sécurité et confidentialité des données de ses utilisateurs.
La gestion des droits d'accès et des partages
Pour gérer les différents accès et partages de fichiers, il y a des paramètres permettant le contrôle absolu des autorisations que vous voulez attribuer.
Le partage de fichiers se fait de façon différente selon votre choix de partage. Il peut être :
- Un fichier privé, d’où personne n’a accès au fichier
- Partagé avec les utilisateurs que vous avez choisis en rajoutant ses adresses emails
- Partagé grâce à un lien, en choisissant les personnes qui peuvent y accéder
Ces diverses méthodes de partage fichiers se font par niveaux de permissions, d’où il est possible de définir les limites de chaque utilisateur pouvant accéder au fichier :
- Le lecteur ou le visualiseur n’a le droit que de visionner le dossier. Il ne peut pas modifier ni commenter le fichier.
- Le commentateur peut visionner et commenter le fichier, en y apportant des suggestions.
- L’éditeur ou le contributeur a le droit de faire un rajout, d’apporter des modifications, ou même de faire suppression du fichier.
- Gestionnaire de contenu : il a le même droit que l’éditeur, mais ce qui fait la différence est sa capacité de gérer les utilisateurs membres ou de modifier les autorisations.
Google Drive pour les professionnels : Google Workspace
Google Workspace fait partie des produits de Drive, destiné pour les entreprises, c’est pourquoi il est également nommé : Google Drive for Business.
En plus de l’extension de son espace de stockage pouvant aller jusqu’à 2 To, il possède des fonctionnalités spécifiques pour permettre aux entreprises de mener une meilleure collaboration avec l’équipe.
Intégration avec les autres services Google
Pour les professionnels, Drive peut être utilisé avec les autres services de Google.
Il s’agit d’un moyen appliqué pour pouvoir améliorer la collaboration mais surtout la productivité de l’entreprise grâce à l’interconnexion de divers outils.
L’utilisation de Drive dans un cadre collaboratif se réalise souvent avec les autres produits de Google. Cette possibilité facilite les interconnexions de Drive avec les autres services fournis par Google pour optimiser les méthodes de travail.
- Gmail : permet un téléchargement facile des dossiers qui se trouvent dans Drive pour être joints dans l’email.
- Google Meet : pour réaliser une réunion en vue d’une collaboration directe sur des fichiers présents dans Google Drive. La combinaison de Drive avec Google Meet permet également de faire un enregistrement direct des réunions.
- Google Chat : pour une discussion rapide à partie d’une messagerie instantanée dans Drive.
- Google Docs, Sheets et slides : pour le partage de fichiers en temps réel, avec une efficacité de suivi des modifications. Drive permet une sauvegarde automatique des données modifiées, d’où la dernière version est accessible par tous.
Optimiser son utilisation de Google Drive
On a souvent tendance à se perdre lorsque plusieurs dossiers se trouvent dans Drive. Pour faciliter les recherches et le visionnage des fichiers existants dans cet outil, il est nécessaire de bien s’organiser.
Voici des conseils astucieux à adopter pour une bonne organisation des dossiers et des fichiers sur Google Drive :
- Créer des dossiers et sous-dossiers de manière claire pour pouvoir y mettre les fichiers correspondants. Par exemple, si vous avez des projets en cours, vous pouvez créer un dossier avec le nom du projet « Projet A » et « Projet B ». Dans ces dossiers, vous pouvez créer des sous-dossiers pour les clients avec qui vous collaborez selon le dossier : « Client 1 », « Client 2 », « Client 3 » … Mettez tous les fichiers nécessaires correspondants à chaque client dans les sous-dossiers pour faciliter les recherches ainsi que le suivi de la situation du client.
- L’utilisation des codes couleurs pour les dossiers facilite et accélère la recherche de dossier sur lequel vous aimeriez travailler. L’attribution des couleurs aux dossiers est un moyen de les classifier par ordre de priorité. Soit rouge pour un traitement urgent, jaune pour un traitement moins urgent, et bleu pour les dossiers qui peuvent attendre. Vous pouvez changer facilement les couleurs de dossier si cela est nécessaire.
- Classer les dossiers très importants dans l’option « Ajouter aux favoris ». Cela facilite l’accès rapide aux fichiers qui nécessitent une attention particulière.
