Qu’elles soient de grande ou de petite taille, les organisations professionnelles n’échappent pas au phénomène de digitalisation. Les outils numériques qui ont le vent en poupe actuellement impactent de manière significative leurs structures et leurs processus.
De la gestion des ressources humaines au marketing en passant par la communication, ces derniers redéfinissent la conception, la perception, l’organisation et la réalisation du travail. Cette section explore comment et pourquoi la transformation digitale se produit, mettant en lumière les avantages et les défis associés.
Les impacts de la digitalisation sur la structure organisationnelle
En entreprises, la digitalisation renvoie à l’ensemble des processus de transformation des outils, procédés, et usages en vue de les remplacer par des outils numériques plus performants. Les impacts sur la structure de l’entreprise sont donc variés. Voici quelques changements structuraux induits par la digitalisation :
- L’apparition des services de retrait et de commande en ligne ;
- L’automatisation du recrutement, de la gestion de paie et des congés au niveau de la Direction des ressources humaines ;
- La messagerie instantanée et le stockage dématérialisé des documents ;
- L’essor du service de marketing digital ;
- La dématérialisation des procédures de facturation, etc.
En refondant la structure de l’organisation professionnelle, la digitalisation permet de créer pour celle-ci de nouvelles perspectives.
la digitalisation renvoie à l’ensemble des processus de transformation des outils.
L’évolution des méthodes de travail à l’ère du numérique
À l’heure de la révolution numérique, les méthodes de travail ont évolué de manière considérable. Les outils de travail qui ont vu le jour à la faveur de la révolution numérique permettent de travailler efficacement et intelligemment. C’est le cas des outils comme Slack, Cloud, et bien d’autres.
Dans une startup ou toute autre organisation professionnelle, il n’est plus utile d’imprimer les documents et de les stocker dans des classeurs. Il suffit de les dématérialiser et de les stocker au travers des serveurs informatiques sur Internet auxquels on peut avoir accès via iCloud, Dropbox.
En cas de perte desdits documents, on peut les retrouver avec une simple connexion Internet, à partir de n’importe quel bout du monde. Un outil numérique comme Google Docs permet la création d’un texte et son partage avec d’autres personnes. Avec le numérique, plusieurs limites sont repoussées et la gestion du temps est améliorée. Les méthodes de travail deviennent plus faciles et collaboratives.
Le télétravail et la gestion à distance : défis et solutions
À l’ère du numérique, le télétravail se pose en aubaine pour de nombreuses entreprises et managers. Le télétravail présente de nombreux défis. Le premier c’est la gestion de la collaboration entre collègues dans un environnement professionnel marqué par la distance.
Le deuxième défi est celui de l’accès à l’information et aux outils. Il n’est pas toujours évident pour les collaborateurs à distance de rester informés des actions issues des logiciels nécessaires pour leur activité. Un autre défi important en matière de télétravail c’est celui de la gestion du temps de travail à la maison. Trouver l’équilibre professionnel en travaillant dans un cadre particulier est généralement difficile.
Pour faire face aux défis du télétravail, il existe des solutions technologiques comme l’utilisation des tableaux de bord commun, l’automatisation des tâches de gestion (rappels automatiques, prises de rendez-vous…), la connexion des applications à une plateforme…
Les défis du télétravail et la gestion à distance ne peuvent être relevés qu’avec les nouvelles technologies.
Les défis du télétravail et la gestion à distance ne peuvent être relevés qu’avec les nouvelles technologies.
Optimisation de la collaboration et de la communication interne
La communication interne renvoie aux actions qui renforcent la productivité et l’engagement des collaborateurs. Pour réussir, toute équipe doit adopter de bonnes pratiques en matière de communication. Il est donc recommandé de mettre en action les stratégies suivantes :
- Désigner le bon canal pour un plan de communication interne en fonction des situations ;
- Développer les compétences des collaborateurs en matière de communication ;
- La messagerie instantanée et le stockage dématérialisé des documents ;
- Privilégier les échanges en face à face surtout dans les équipes travaillant à distance ;
- Choisir toujours le bon destinataire pour une communication et traiter spontanément les problèmes, etc.
Parmi les outils qui permettent d’optimiser la communication interne en entreprise, citons :
- La messagerie instantanée ;
- La visioconférence ;
- L’Intranet d’entreprise ;
- Les réseaux sociaux d’entreprise ;
- Les plateformes collaboratives en ligne (Slack, Trello) et de collecte des feedbacks ;
- Les boîtes à idées et les podcasts internes ;
- Les affichages internes et la téléphonie d’entreprise, etc.
Dans un contexte de digitalisation, les outils et stratégies d’optimisation de la communication interne sont nombreux.
L’impact de la digitalisation sur la culture d’entreprise
Les nouvelles technologies qui font référence à la digitalisation (réseaux sociaux, cloud, impression 3D, achats en ligne, Internet, objets connectés…) impactent de manière profonde la culture d’entreprise. Que la digitalisation d’une organisation professionnelle soit le fruit d’une démarche instinctive ou programmée, sa culture d’entreprise ne reste pas intacte peu importe sa nature (culture entrepreneuriale, collaborative, de marché ou hiérarchique).
De la présence d’une entreprise sur Internet au lancement d’une application mobile, la transformation digitale des entreprises va au-delà de l’adoption de diverses innovations et outils numériques. Elle amène à repenser les paradigmes en termes d’habitudes d’entreprises par une intégration des potentialités qu’offrent les nouvelles technologies. Pour susciter l’adhésion des collaborateurs à la digitalisation, il ne suffit pas simplement de les doter de tablettes numériques ou de lancer un réseau social interne.
Il faut, en plus du changement de cap technologique matériel, arriver à une libération des modes de travail pour faciliter l’exploitation de toutes les potentialités. Sur la culture d’entreprise en effet, la digitalisation redéfinit la manière dont les équipes interagissent et collaborent au sein de la structure.
Les modes traditionnels de communication (réunions physiques, courriers électroniques) sont repensés, exigeant ainsi une adaptation constante aux canaux virtuels.
Le deuxième impact de la digitalisation sur la culture d’entreprise, c’est la culture de la flexibilité et l’apprentissage continu. Ce processus encourage la curiosité et l’exploration tout en faisant de chaque défi une opportunité d’apprendre. À chaque interaction avec une nouvelle technologie, la culture d’entreprise reste agile et tournée vers l’avenir.
Enfin, la digitalisation emporte avec elle une série de nouvelles compétences relatives aux innovations technologiques. La formation étant la base de cette démarche. Pour arriver à ce résultat, la digitalisation fait face aux conflits générationnels, à la résistance au changement des employés et l’alignement des valeurs. Au demeurant, la transformation digitale des entreprises met le cap sur une nouvelle ère où la culture d’entreprise s’équilibre entre tradition et innovation.
La flexibilité du travail : un avantage compétitif grâce à la digitalisation
La digitalisation entraîne de nombreux changements dans les organisations professionnelles parmi lesquels la flexibilité du travail. Grâce au développement du numérique, le travail devient plus flexible aussi bien en ce qui concerne les méthodes, les horaires que les lieux.
Les travailleurs ont la possibilité de se connecter aux partenaires, collègues et clients à tout moment et en tout lieu. Les outils numériques ouvrent la voie à des nouvelles formes d’organisation du travail en offrant plus de souplesse en termes de moment et de lieu d’exécution des tâches. Le modèle d’horaires de travail régulier bureaucratique cède la place à un modèle plus flexible.
La digitalisation entraîne de nombreux changements dans les organisations professionnelles.
Analyse de cas : études de transformation numériques réussies
Plusieurs organisations professionnelles ont franchi ces dernières années le cap de leur transformation numérique. Certaines, au plan international, sont des exemples à suivre.
| Nom de l’entreprise | Actions de transformation numérique implémentées | Résultats obtenus |
|---|---|---|
| Starbucks | Mise en place d’une application avec un système de récompense, une personnalisation de l’expérience, des commandes et des paiements facilités | Conversion marketing digital réussie avec environ 100 millions de transaction par semaine |
| Domino’s Pizza | En 2008, lancement d’une application mobile avec un Pizza tracker pour commander des pizzas en ligne via Facebook et Twitter. Utilisation de l’intelligence artificielle pour le service client | Des commandes plus faciles et des meilleurs résultats dans l’industrie technologique |
| BNP Paribas | Lancement en 2003 de Hello Bank, une offre 100% digitale | Meilleur positionnement en tant que banque en ligne dès le début des années 2000 |
| Air Liquide | Plan « Connect » visant à connecter les différents sites à un centre et favoriser les échanges entre les membres de l’équipe | Une communication horizontale améliorée |
Une transformation numérique est réussie lorsqu’une organisation s’appuie sur des technologies et plateformes digitales qui modifient son fonctionnement et son rapport avec ses partenaires.
